Procesos de Negocio. Importancia

Nota del autor: algunas cuestiones no resultan importantes entre ciertos profesionales de la ingenieria en general, tal es el tema de los procesos, bueno  aqui va mi opinión, espero quede bien fundamentada.

Me gusta pensar que los procesos generan igualdad. En una organización, los procesos colaboran a que cualquiera de sus integrantes obtengan la misma meta, independientemente de quienes son, cual es su rol, o que poder poseen.

También me gusta pensar que los procesos dan garantías. Esto es, que ejecutando sus tareas / actividades se alcanzan o concretan las metas para las que estan diseñados.

Me gusta imaginar que los procesos completos ( aunque es díficil que lo esten) cubren la mayoría de los casos, lo que permite a la organización ser estable. Todos saben que deben hacer y cuando; esto no es un tema menor.

Por último, los procesos forman la cultura en la organización. Esto es casi consecuencia de todo lo anterior.

En algunos momentos hemos conversado con otros colegas sobre la importancia de tener  documentados los procesos de negocio y sobre la forma de documentación. Solo quiero decir esto al respecto:

• Se debe documentar lo que se considera importante. Lo que sirve para lo mencionado arriba.
• Si se desea comprar o desarrollar aplicaciones para ser más eficaces y eficientes, los procesos deberian estar concientes, entonces deben existir más allá de las personas que hoy trabajan en la organización. Los procesos deben estar institucionalizados.
• Los procesos explicitados permiten a la organización desarrollarse sobre base cimientales fuertes
• Si vas a estudiar un sistema de información necesitarás documentación que avale los requerimientos y posibles oportunidades de mejora. Bueno allí necesitas procesos documentados.
• Entender un sistema de información suele implicar entender primero el proceso de negocio subyacente.

Respecto de la documentación he encontrado múltiples variantes que van desde texto puro a gráficos. Personalmente me gustan los diagramas de actividad y los casos de uso con alcance de negocio, pero no son los únicos. También existen formas como: manuales de procedemiento y cursogramas, diagramas de flujos de datos, entre otros. Debo decir que usando los diagramas de actividad y casos de uso, no he vuelto sobre otras herramientas.

Documentos relacionados: Procesos de negocio. Introducción

Procesos de Negocio. Introducción

Nota del autor: es inevitable que para llegar al punto en cuestión tenemos que buscar un punto común para comenzar el relato y de allí avanzar. Está introducción tiene ese objetivo.

Introducción
Las organizaciones, las personas, la sociedad, las ciudades, las familias, entre otras, se organizan persiguiendo metas u objetivos. Si querés, las cosas no se hacen porque si, por lo menos no en la mayoría de los casos. En la mayoría existe una meta aunque sea implícita que los moviliza.
Conseguir objetivos se hace realizando acciones, tareas y actividades, o subprocesos, procesos, incluso superprocesos. La variedad de agrupamientos ( y en breve aclararé por qué digo agrupamientos) es importante. Nota: Intentaré no copiar, ni traducir definiciones de otros, pero no puedo asegurarlo. :)
Proceso
Diremos que un proceso de negocio es un conjunto de actividades diseñadas y organizadas para alcanzar una meta dentro de un negocio u organización; sea la organización gubernamental, pública, privada, con fines de lucro, sin fines de lucro, institucional y mil etc. más.

Una organización, para alcanzar sus objetivos organizacionales, debe crear e implementar procesos de negocio que interactuan o se realcionan entre ellos y posiblemente con otros que están fuera de la organización.Superprocesos
Cuando tomo varios procesos de varias organizaciones cuya interralación pemiten alcanzar metas más altas, entonces estamos en precencia de superprocesos.  Por lo tanto un superproceso de negocio es un conjunto de proceso en donde participan al menos 2 organizaciones distintas para alcanzar metas que las trascienden.
Bueno pero no vayamos tan alto.
En una organización puede tener varios procesos que al unirse alcance metas mayores. El concepto de negocio surge como agrupamiento dentro del límite de una organización. Ahora esas fronteras estan en jaque. Si se conjugan todos los procesos de la organzacion tambien estamos en presencia de un superproceso; en este caso el superproceso es intra organizacional.
Subproceso
Un proceso de negocio podria subagrupar sus actividades en subprocesos. si se quiere, un subproceso es un proceso de negocio que alcanza un meta, pero esta no alcanza por si sola a cumplir una meta organizacional. Aqui me quiero detener pues la meta de un proceso tampoco  es exclusiva de las metas de la organización, podemos estar refieriendonos a otra cosa. Ejemplo el proceso de pago de empleados no cumple una meta organizacional en una organizacion cuya meta es de negocio; sin embargo tiene la fueza de un proceso. La linea es delgada :(
Actividad 
En cuanto a las actividades, para este documento coincidirán con tarea. En ambos casos las trataremos como sinónimos. Una actividad es un conjunto de acciones diseñadas y organizadas para alcanzar una meta dentro de la misma línea de tiempo. Esto es, una actividad se resuelve en forma continuada hastaalcanzarse la meta o fallar, a esto suelo denominarlo continuidad temporal.
En un proceso la continuidad temporal es interrumpida, en la actividad no. Dicho de otro modo, cuando realizó acciones en forma continua y continuada, entonces estás en presencia de una actividad, de otro modo será un proceso.

Me gusta pensar que no tengo la última palabra, pero avanzo en la dirección planteada. Espero estás ideas sumen.

No se si habrá procesos de una sola actividad, pero si he encontrado actividades de una sola acción. No puedo asegurar que las otras combinaciones no existan.

Matriz de Dependencia de requerimientos

Introducción

Cuando realizamos proyectos en donde los requerimientos no están estabilizados, se produce mantenimiento o evolucionan por alguna otra razón, es más que conveniente establecer las relaciones de dependencias entre los mismos.
No suele ser muy visto en la práctica profesional, pero es una técnica importante para establecer y medir los impactos rápidos de los requerimientos ante la presencia de un cambio.

La matriz

La matriz de dependencias de requerimientos suele ser utilizada para varios fines. Un fin inmediato es poder observar el impacto que se tiene en los requerimientos, ante el cambio de un requerimiento.
La matriz de dependencias puede ser util para determinar los grupos de requerimientos altamente relacionados para que sean trabajados en distintos equipos en cualquiera de las disciplinas de un desarrollo clásico: análisis, diseño, programación y prueba.
Matriz de dependencias de ejemplo

Expliquemos las dependencias

El requerimiento 4 es un requerimiento de información, por lo que este muestre debe ser ingresado (y posiblemente modificarse). Esto es natural, la información no aparece de la nada, necesita de un alta; pero si se desconoce que se requiere consultar; lo que se presuma en el alta estará incompleto hasta llegar al requerimiento 4, entonces será necesario ajustar el alta posteriormente. No conviene comenzar por los requerimientos que no son de información. 
El requerimiento 3 refiere  a una modificación; existen muchos datos (quizás todos) que puedan ser modificados; pero para crear una modificación se debe primero saber que es posible modificar y cuales datos de los ingresados; consecuencia es conveniente conocer el alta (o altas) para aplicar la modificación.
No todas las dependencias son tan lineales, existen complejidades adicionales, pero uno puede suponer con escaso margen de error que si se requieren nuevos datos del requerimiento 4, posiblemente habrá impacto en el requerimiento 1 y con otra probabilidad en el requerimiento 3 que es un requerimiento que depende del requerimiento 1.

Los profesionales de sistemas sabemos que rapidamente aparecen nuevos requerimientos y hablar de un sistema con 50 requeirmientos no es ni lejano, ni loco. Si esta situación se presenta se deben agrupar los requerimientos. ejemplo en casos de uso.

Otras utilidades

El orden de dependencia sirve para que el analista pueda establecer una estrateria de trabajo si lo necesitara.

La Documentación

Luego de muchos años de profesión como analista de sistemas , ya no me caben dudas sobre algunas cosas:

1. la documentación es sumamente importante para soportar y mantener el trabajo de un proyecto o producto
2. documentar absolutamente todo es demasiado y poco probable. En algunos casos inútil.

El reto de cualquier profesional de sistemas es el de encontrar el equilibrio sobre qué documentar, con qué grado de talle y cuándo hacerlo.

La documentación es cultural, si el profesional no documenta su obra, en mi criterio esa persona no es un profesional, es un artista hasta el primer mantenimiento y luego sin lugar a dudas un malabarista con todas las letras.

Es muy importante dejar rastro de la obra, sino la obra termina no existiendo.

Las documentación sirve para facilitar el mantenimiento y reducir las sensaciones, los conflictos y las malas interpretaciones.

Nadie lee todo y nadie sabe todo, pero existe un responsable del producto que debe tener ciertos elementos para hacer evolucionar  al producto de software desarrollado e implementado , en nuestra cultura es el analista-diseñador del sistemas.

El programador para bien o para mal tendrá siempre una visión parcial del producto total, excepto que el programador sea analista en el mismo proyecto, pero es algo que va perdiendo fuerza y sostenibilidad con los softwares cada vez más complejos.

La primera premisa básica en cualquier intervención sistémica es que debe existir un mínimo de documentación y no es el código ese mínimo, excepto que sea un prototipo, aún así lo pongo en dudas.

La documentación permite comunicar ideas, conceptos y decisiones. Alguna documentación resulta crítica para el proyecto / producto y otra resulta complementaria.

Como sea, y en cualquier metodología con la que desarrollemos nuestro  trabajo profesional, este debe quedar documentado.

Se documenta para los cambios, para la evolución del producto y para tener un punto de partida para el crecimiento del software, del sistema o de la aplicación (o como te guste llamarlo).

Se documenta para conocer el impacto.

No te olvides que los requerimientos, cambian, las reglas cambian, el cliente cambia y los trabajadores de tu organización cambian, incluso cambian los equipos, entonces tenemos buenas razones para documentar, pero no perdamos de vista que debemos documentar lo que merece la pena ser documentado. Por esto, la documentación irá evolucionando en la medida que se necesite.

Los requerimientos funcionales son necesariamente documentables; en definitiva ellos dicen que debe hacer el software.

Las reglas de negocio refieren a las normas y pautas sobre la que el software está limitado a funcionar dentro del marco de, por ejemplo, una organización.

Luego puede aparecer un set de modelos interesantes que serán más relevantes en ciertos proyectos que otros. En mi opinión es visión del profesional expandir la documentación, o bien, retraerla en la medida que así lo vea necesario.

Es importante pensar en un mínimo y en la calidad. Generar documentación que nadie entiende o nadie le resulta de utilidad es una pérdida de dinero.